Was regelmäßig datenschutzrechtlich zulässig sein soll und wohl auch ist, wenn Sie als Unternehmen Weihnachtsgrüße per E-Mail verschicken wollen, finden Sie hier sehr gut aufgearbeitet.
Sie benötigen also die Einwilligung Ihrer Kunden, Geschäftspartner und weiteren E-Mail Empfänger, deren E-Mail Adresse und Namen (personenbezogene Daten) zu verarbeiten. In Ausnahmefällen bedarf es der Einwilligung dann nicht, wenn Sie nachweisen können, dass Ihr Weihnachtsgruß keine unzumutbar belästigende Werbung darstellt. So müssen Sie die E-Mail Adresse durch den Empfänger der Weihnachts-E-Mail im Zusammenhang mit Direktwerbung in der Vergangenheit erhalten und dieser der Zusendung nicht widersprochen haben, worauf sie klar und deutlich hingewiesen haben. Oder kurz gesagt, die unaufgeforderte Zusendung von Werbung ist gem. § 7 UWG grundsätzlich unzulässig, weswegen es eben einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. lit. a DSGVO bedarf.
Möglich ist allerdings die Zusendung an den Newsletterverteiler, da hier die E-Mail Empfänger bereits in die Zusendung von Werbung eingewilligt haben.
Aber mal Hand aufs Herz? Sind die besten Wünsche zu Weihnachten tatsächlich Werbung und dazu eine unzumutbare Belästigung? Fragen Sie sich selbst, fühlen sie sich von den unzähligen Weihnachts-E-Mails tatsächlich belästigt? Nun kommt diese Einschätzung sicherlich auf den expliziten Inhalt an. Meiner Auffassung nach stellt eine Nachricht zur Pflege der Beziehung zum Kunden, Geschäftspartner o.ä. dergestalt, dass ich wohlwollende und erwartungsfreie Worte wähle, die denjenigen innehalten und die Geschäftsbeziehung wertschätzen lassen, grundsätzlich schon keine Werbung dar, vor allem aber keine belästigende.
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO erlaubt es einem Unternehmen gerade unter Abwägung der beidseitigen Interessen dann in jedem Fall eine Datenverarbeitung vorzunehmen, wenn diese grundsätzlich im Interesse der betroffenen Person liegen wird. Ausnahmen mögen auch hier die Regel bestätigen. Vor allem aber ist die beste Interessenabwägung diejenige, bei der sie sich nicht nur fiktiv in die Rolle der betroffenen Person begeben, sondern diese auch natürlicherweise einnehmen. Und sie bekommen sicherlich auch Weihnachts-E-Mails zugesandt, sicher nicht zu knapp. Und wenn doch, ärgern Sie sich sicherlich über den Akt fehlender Wertschätzung.
Fragen Sie sich grundsätzlich, wie vor allem auch hier, besteht eine valide Möglichkeit, dass die betroffene Person etwas gegen meine geplante Datenverarbeitung haben könnte, wenn ich diese Person bin.
Lautet ihre Antwort auf diese Frage „Nein!“, dann schicken Sie die Weihnachts-E-Mail raus. Achten Sie jedoch bitte darauf, dass der Empfänger Ihnen die E-Mail im Zuge Ihrer Geschäftsbeziehung zur Verfügung gestellt hat und geben Sie ihm auch in der Weihnachts-E-Mail die Möglichkeit einer erneuten Zusendung zu widersprechen. Denn ob wir es glauben oder nicht, manchmal ist es dann doch auch zu viel des Guten.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen bereits jetzt ein schönes Weihnachtsfest und einen vielversprechenden Jahresstart.
Ihr Martin Schneider